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Gestão de equipas: quais as ferramentas para ajudar no teletrabalho
Trabalhar à distância em teletrabalho traz vantagens mas também desafios. Um deles é, sem dúvida, fazer a gestão das equipas, principalmente se uma grande parte das pessoas da empresa, ou até mesmo a totalidade, estiver a trabalhar a partir de sua casa.
É importante ter acesso a ferramentas que ajudem não só a encurtar as distâncias entre as equipas, mas que também permitam uma gestão mais fácil e eficiente das tarefas de cada um. Fique a conhecer algumas soluções.
Começou em 1999, como uma empresa de webdesign sob o nome 37signals. O foco mudou em meados de 2004, quando a empresa se começou a dedicar ao desenvolvimento de softwares de gestão de projetos. Assim nasceu o Basecamp. Permite fazer uma gestão eficiente de todo o trabalho das diferentes equipas da empresa. Nesta plataforma, pode dividir as pessoas pelos projetos que a empresa tem em mãos, e criar listas de tarefas dentro desses projetos.
Além disso, pode criar separadores para o estado de cada tarefa. Por exemplo, um separador com nome "A fazer", outro "Em andamento", e outro ainda com a designação "Em aprovação". É possível definir prazos e, à medida que as tarefas vão sendo feitas, pode arrastá-las para dentro de outro separador. Quando uma tarefa ficar acabada é só marcar como feita e ela fica arquivada.
Os trabalhadores podem falar entre eles e em grupo através de chat próprio (Ping), e há ainda um espaço dedicado às comunicações gerais, para toda a empresa, independentemente da equipa. Permite ainda a articulação com serviços como o Google Drive ou Dropbox.
Ideal para:
Equipas que precisem de manter um histórico constante de tarefas visíveis para um grande número de pessoas e querem ter uma linha rápida que permita trocar mensagens pessoais e de grupo.
Do mesmo estilo do Basecamp, o Trello é também um organizador de tarefas e gestão de projetos por diferentes equipas. Também pode criar diferentes etapas dentro da cada projeto e tarefa, designando as pessoas para os diferentes trabalhos.
Definir timings e marcar uma tarefa como terminada é também possível, à semelhança da maioria destas plataformas.
Ao contrário do Basecamp, o Trello não tem chat próprio, mas é possível integrá-lo com ferramentas como o Slack.
O Trello foi criado em 2011, e em cima da mesa estiveram ainda os nomes Cardvark e Planatee. Um ano depois, em 2012 o cão de um dos fundadores tornou-se na mascote do Trello. É um husky chamado Taco.
Ideal para:
Equipas que precisem de se dividir por vários projetos e tarefas, podendo rapidamente aceder ao separador e ao fluxo de trabalho de cada uma.
O Asana é outro popular organizador de tarefas, fundado em 2008 por um co-fundador do Facebook e por um ex-engenheiro do Google e do Facebook. Com cronograma integrado, esta plataforma permite ir fazendo ajustes nos timings necessários para cada tarefa. De resto, funciona como as outras plataformas: projetos designados para cada equipa, com lista de tarefas e progresso das mesmas.
É ainda possível filtrar as tarefas de acordo com a prioridade: baixa, média ou alta. Permite integração com plataformas como o Slack.
Ideal para:
Equipas que precisem de saber qual o nível de prioridade de cada tarefa, de modo a direcionar os esforços no sentido correto.
Outra solução para gestão de projetos por equipas. A lógica mantém-se: atribuir tarefas, acompanhar o progresso e marcá-las como terminadas quando assim se justifica.
No Teamwork, consegue ainda ter noção da carga de trabalho de cada colaborador, o que é útil na hora de atribuir tarefas. Tal como o Trello e o Asana permite a integração com o Slack.
Ideal para:
Equipas que precisem de ter as tarefas divididas pelas diferentes equipas e que, ao mesmo tempo, tenham necessidade de saber rapidamente como está a carga de trabalho de cada membro, para facilitar a atribuição de tarefas.
Ao contrário das plataformas apresentadas nos pontos anteriores, o Slack funciona mais como uma ferramenta de comunicação em chat, ou canais, como a empresa lhe chama. Cada canal pode ser sobre um projeto específico, e neste aspeto não difere do Basecamp, do Trello e das outras ferramentas de gestão de tarefas que referimos.
Permite partilhar documentos dentro de cada canal, mas como não está tão focada para o planeamento de tarefas, não dá para criar separadores que permitem perceber o progresso de cada projeto. Acima de tudo, o Slack é útil quando usado de forma integrada com outras plataformas, como o Trello, por exemplo.
A plataforma começou por ser apenas uma ferramenta interna da empresa Tiny Speck durante o desenvolvimento de um novo jogo.
Ideal para:
Equipas que querem ter as conversas organizadas por projetos.
O antigo Skype for Business mudou de nome em 2017, passando a chamar-se Microsoft Teams. Esta plataforma permite fazer uma gestão das equipas por "teams", e dentro de cada "team" podem ainda criar-se canais, que podem remeter para uma tarefa específica que tem de ser feita.
A plataforma também permite que se criem rapidamente teleconferências entre a equipa, estejam os membros onde estiverem, uma vez que o Microsoft Teams também está disponível para dispositivos móveis. Se for preciso integrar algum cliente na conversa também é possível, mesmo que esse cliente não use a plataforma.
Através do Microsoft Teams a equipa tem acesso partilhado a documentos Word, PowerPoint e Excel, permitindo uma edição rápida e instantânea para toda a gente.
Ideal para:
Equipas que precisam de ter as tarefas dividas por canais e que sintam necessidade de reunir várias vezes por teleconferência. Ao mesmo tempo, é útil para equipas que partilhem documentos que precisam de ser editados rapidamente.
7. Ferramentas Google (Docs, Sheets, Slides)
As ferramentas do Google surgem nesta lista como uma espécie de outsiders. Não são verdadeiras ferramentas de gestão do trabalho em equipas à distância, mas a sua utilidade justifica uma menção.
Muitas vezes um documento tem de ser partilhado e editado por mais do que uma pessoa, e é por isso que estas ferramentas são úteis. Tanto o Google Docs, como o Sheets e o Slides permitem que várias pessoas trabalhem ao mesmo tempo num único documento. Assim, evita-se a partilha de um documento de Word, por exemplo, que é depois editado e mandado de volta. Quantas vezes não lhe aconteceu já não saber qual é o documento certo, depois de tanto envio e receção?
Com estas ferramentas, o documento é sempre o mesmo e as pessoas podem editá-lo ao mesmo tempo que essas mesmas alterações ficam visíveis para o resto da equipa.
Ideal para:
Equipas que trabalham com documentos que passam por várias pessoas e que são suscetíveis de serem editados várias vezes.
Mesmo à distância, os trabalhadores necessitam de ter um Seguro Acidentes de Trabalho. Uma vez que neste caso a proteção tem condições especiais que precisam de ser garantidas, assegure-se de que a empresa está devidamente documentada para que, em caso de acidente, possa comprovar que o colaborador está em regime de teletrabalho.
De que é que vai precisar?
> Identificação dos nomes dos trabalhadores, datas e horas autorizadas, e as respetivas moradas onde vai ser prestado o trabalho;
> Autorização prévia dada pela Entidade Patronal.
Fale com o seu mediador ou entre em contacto com a Tranquilidade e garanta a proteção necessária.
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